Em algum momento, você já deve ter pensado que a vida não é feita só de e-mails, certo? Sabemos que o uso do e-mail é crucial para a comunicação em qualquer negócio, mas se não tiver controle sobre ele, consumirá grande parte do seu tempo e comprometerá tanto a sua produtividade quanto os momentos de descanso.

Mas não se preocupe, pois existem soluções bastante eficientes para evitar que o e-mail consuma muitas horas do seu dia. Listamos abaixo 5 dicas simples e práticas que ajudarão você a tirar melhor proveito das ferramentas e recursos de e-mail e, de quebra, economizar um bom tempo. Confira!

1. Determine um tempo máximo para a checagem e respostas

Se você não especificar um tempo máximo para a checagem e respostas de e-mails, poderá se perder em meio a tantas mensagens e levar mais tempo que o necessário para ler e responder o que realmente importa.

Então, a primeira dica é marcar um tempo para resolver tudo. Use um timer para te ajudar a cumprir o tempo determinado. No início, pode ser difícil saber o tempo exato que precisa, portanto, faça testes durante uma ou duas semanas para descobrir o tempo médio ideal para esta tarefa. Ao fazer isso, você terá mais foco e será mais objetivo, economizando um bom tempo.

2. Não mantenha o seu e-mail aberto

Quando acabar de checar os seus e-mails, não deixe a sua conta aberta minimizada. Isso fará com que você receba notificações de novas mensagens a todo instante desviando a sua atenção para eles. Sem contar o risco de outras pessoas precisarem usar o seu computador quando você estiver ausente e visualizarem as suas mensagens.

Portanto, faça logout da sua conta após o período de checagem e respostas. Essa medida será mais segura e libertará você para executar as tarefas sem interrupções desnecessárias.

3. Defina horários específicos para consulta

Outra dica importante para o correto uso do e-mail é estabelecer um ou mais horários para a checagem diária. Uma conta pessoal, por exemplo, pode ser acessada apenas uma vez por dia e ser breve. Já uma conta profissional exige um pouco mais de atenção e você precisará acessá-la mais vezes ao dia. Porém, pode limitar esses acessos: três vezes ao dia é o suficiente.

Escolha horários mais calmos como o início do dia, horário de almoço e fim do dia para a checagem das contas. Mesmo assim, seja objetivo e resolva logo o que tem que fazer, cumprindo o tempo que determinou para cada uma delas.

4. Configure uma resposta automática

Muito tempo pode ser economizado com a configuração de uma resposta automática. Talvez você ainda não tenha considerado essa opção por achar que é trabalhosa, mas acredite, não é. O tempo “perdido” para configurá-la é pequeno e não chega nem perto do que economizará lá na frente.

Escreva uma mensagem padrão para a resposta como: “Olá, recebi o seu e-mail e retornarei o mais breve possível.” Depois, adicione a sua assinatura e configure a mensagem para tornar o envio automático sempre que receber um e-mail.

A pessoa que receber esta resposta automática ficará mais tranquila e aguardará o seu retorno, pois entenderá que você recebeu e leu a mensagem.

5. Use uma ferramenta de apoio

Graças ao avanço das tecnologias de internet, você não precisa mais ser refém da papelada ou do grande volume de mensagens que recebe todos os dias. Aproveite a oportunidade e use a tecnologia seu favor.

Um software de gestão de processos e documentos pode ser a ferramenta ideal para você e a empresa em que trabalha. Com ele, é possível organizar e armazenar os documentos digitais que estão no seu computador, bem como em qualquer outro, para centralizar as informações em um único local.

Além de facilitar o acesso, os arquivos ganham maior segurança contra perdas e acessos não autorizados.

Não deixe essas dicas de melhor uso do e-mail só na teoria. Comece a colocá-las em prática ainda hoje e tenha mais tempo livre para aproveitar a vida!

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