A tecnologia vem transformando o nosso modo de viver e trabalhar. Nós nos preocupávamos com uma série papéis que, hoje, já não são tão necessários.

A gestão de uma empresa, por exemplo, torna-se inviável sem a leitura, o cruzamento e a interpretação de uma série de dados. Se estes se encontram somente em papéis, isso dificulta ainda mais os processos. Por isso, atualmente, investe-se na digitalização de documentos.  

Essa mudança é importante para as organizações como um todo. Documentos digitalizados tornam o dia a dia mais funcional, permitindo que tenhamos tudo no computador, no smartphone ou em um servidor na nuvem.

Já não precisamos mais de tanto espaço físico para uma enorme quantidade de arquivos e, ao necessitarmos do acesso a um material específico, basta digitar algumas palavras-chave para encontrá-lo.

Em vista desse cenário, confira 5 motivos para investir na digitalização de documentos!

1. Melhora a guarda de informação

Por mais que façamos cópias, as folhas de papel sempre estarão sujeitas a um prazo de validade. Afinal, à medida que o tempo passa, esse recurso vai se deteriorando, devido a fatores ambientais e acidentais e até por causa da manipulação.

Nesse sentido, a digitalização permite que cada arquivo ganhe uma vida útil maior, evitando perdas.

Além disso, você já imaginou o trabalho para manter a guarda de todos os documentos dentro da sua empresa?

Por meio da digitalização, torna-se possível reduzir a quantidade de espaço dedicado para o armazenamento de arquivos na organização, que pode ser liberado para outras finalidades.

2. Facilita a edição e o gerenciamento de dados

Dependendo do tipo de digitalização que for feita, os documentos podem ser armazenados em formatos editáveis.

Isso é muito útil para as empresas que precisam atualizar dados com uma determinada frequência, sem que haja a necessidade de redigir tudo novamente.

Ainda, a digitalização de documentos facilita o gerenciamento da informação. Para encontrar os dados necessários, basta digitar as palavras-chave relacionadas a eles ou utilizar um código de identificação.

3. Restringe o acesso e amplia a transparência

A digitalização de documentos permite limitar a possibilidade de consulta a pessoas autorizadas, aumentando o nível de segurança. 

Nesse sentido, a restrição de acesso à informação é uma grande vantagem dos documentos digitais. É possível criar perfis diferentes para cada usuário e definir vários graus de privacidade de documentos.

No entanto, essa medida não significa esconder dados dos colaboradores. Afinal, documentos digitalizados tornam mais democrático o acesso à informação, aumentando a transparência organizacional.

Os funcionários, estando a par das normas de segurança documental, conseguem compreender os processos com mais clareza e identificar quem é responsável por cada tarefa.

4. Facilita a distribuição do conteúdo

Documentos digitalizados podem ser enviados com rapidez e segurança por meio de canais como o e-mail e os mensageiros instantâneos (Whatsapp e Messenger, por exemplo).

Isso ajuda a reduzir os gastos com a impressão e o envio de cópias físicas e a agilizar os procedimentos da empresa, já que várias áreas podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente, aperfeiçoando a troca de conteúdo entre as equipes.

5. Aumenta a eficiência da empresa

Como falamos inicialmente, a gestão de uma organização depende da leitura, do cruzamento e da interpretação de dados para projetar o futuro.

Imagine ter que fazer isso a partir da extração de informações de uma série de documentos impressos. Trabalhoso, não é verdade? Digitalizados, os documentos agilizam os processos e aumentam a eficiência da empresa.

Outro aspecto positivo, nesse sentido, é que a responsabilidade da equipe aumenta com a digitalização de documentos.

Como esse processo facilita o dia a dia de todos, os colaboradores ganham mais tempo para serem produtivos e eficientes, cumprindo prazos e entregando resultados dentro ou acima da expectativa.

Por fim, saiba que a digitalização de documentos não requer um grande investimento em tecnologia.

É possível ter acesso aos benefícios citados acima encontrando o parceiro certo para fazer a gestão documental, a governança da informação, a criação de processos digitais e o descarte seguro de arquivos.

Se você também deseja que esses e outros benefícios cheguem à sua empresa, deixe um comentário neste post compartilhando a sua experiência com a digitalização de documentos!