Dentro de uma empresa, o que não falta são documentos e papéis. Pilhas e pastas acumuladas ao longo do tempo tomam um grande espaço, causam transtornos e geram desorganização, resultando em perdas para a empresa. Por isso, é muito importante fazer a gestão de conteúdo corporativo.

Deixar de produzir documentos é impossível — a tendência, então, é que o volume cresça cada vez mais. Sendo assim, sem uma boa estratégia de gestão de conteúdo, em algum momento, o cenário vai ficar caótico.

Neste artigo, vamos falar sobre as razões que tornam urgente essa gestão. Continue lendo!

O que é a gestão de conteúdo corporativo?

A gestão de conteúdo corporativo, também conhecida pela sigla ECM (Enterprise Content Management), é o conjunto de estratégias, ferramentas e métodos adotados para garantir sucesso na captura, armazenamento, preservação, gestão e disposição de documentos da empresa — ou seja, seu conteúdo.

O foco da ECM é realizar mais facilmente todos os processos envolvidos com o conteúdo organizacional, de forma hábil e em menor tempo. Isso garante maior produtividade e organização para a empresa.

Quais são as maiores vantagens da ECM?

Pelo método convencional, o conteúdo corporativo é produzido em papel e arquivado fisicamente. Essa prática, entretanto, gera um volume excessivo de documentos, exigindo muito espaço e grande cuidado com manutenção, higiene e prevenção de acidentes, o que aumenta as chances de danos ou perdas de arquivos.

Por isso, a proposta da ECM é substituir o conteúdo em papel por arquivos digitais e também estruturar outras informações e dados ainda não registrados ou organizados. Com isso, é possível:

  • fazer a consulta on-line de documentos;
  • permitir acesso simultâneo a qualquer arquivo;
  • obter mais segurança para os dados;
  • agilizar o processo de envio, recebimento, devolução etc.

Entre as diversas vantagens da realização da gestão de conteúdo corporativo, podemos citar aquelas que são mais expressivas para as empresas, tais como:

Localização intuitiva e rápida de documentos

Com a ECM, fica muito mais fácil encontrar documentos, por estarem todos organizados de forma lógica, conforme o método mais adequado para a empresa. Dessa maneira, os processos se tornam mais ágeis, sem que se perca tempo tentando encontrar um papel em meio a milhões.

Facilidade no compartilhamento de conteúdo e colaboração

Alguns documentos precisam ser compartilhados, encaminhados, copiados e distribuídos. As cópias de papel geram grandes gastos com insumos, tempo e mão de obra.

Por outro lado, usar arquivos digitais torna mais prático o manuseio e envio aonde for preciso: mesmo se o destinatário estiver fora da empresa, pode receber qualquer documento, sem dificuldades e em pouco tempo.

Assim, todos os envolvidos com o projeto ou processo podem acessar as informações que precisarem, realizando suas atividades de forma mais rápida e eficaz.

Liberação de espaço físico

O espaço precisa ser usado de forma estratégica, e é um erro ocupá-lo com pilhas de arquivos. Ao migrar o conteúdo para o meio virtual, sua empresa pode aproveitá-lo melhor em outras atividades.

Melhor visualização dos processos

Muitos processos são compostos por etapas que geram diferentes documentos. Arquivá-los em papel pode ser complicado: como reunir todos e ter uma visualização completa? Em meio digital, tudo que se refere a um projeto pode estar organizado de forma lógica, em um só lugar. 

Portanto, a gestão de conteúdo corporativo traz inúmeras vantagens para as empresas. O mercado exige agilidade, eficiência e dinamismo: assim, as organizações que otimizam seus processos saem na frente e ganham destaque na corrida competitiva.

Agora que você já sabe como a ECM é importante, saiba como colocar isso em prática melhorando os processos da sua empresa!