A internet facilitou muito a vida das pessoas e das empresas. Afinal, hoje é possível ter acesso a muito mais informação do que antigamente. Além disso, ela otimiza a nossa rotina diária, pela possibilidade de realizar determinadas ações sem sair de casa ou do escritório, como, por exemplo: pagar contas, fazer movimentações financeiras etc.

Porém, é preciso ficar atento em relação a isso. Em muitos casos, ela pode ser um ambiente totalmente vulnerável, no que diz respeito à segurança dessas informações e transações. A boa notícia é que já existem tecnologias que ajudam a se prevenir dessa insegurança; uma delas é a assinatura digital.

Dada a importância do tema, preparamos este post para que você possa entender como fazer uma assinatura digital. Confira:

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso criado para proporcionar mais segurança para as empresas e pessoas que utilizam a internet com a finalidade de realizar movimentações financeiras ou qualquer troca de dados sigilosos.

Sendo assim, essa tecnologia possibilita a comprovação da idoneidade da pessoa que está utilizando qualquer dispositivo eletrônico para realizar essas ações.

Como funciona a assinatura digital?

Assim como em um documento normal, é necessário o reconhecimento da assinatura em cartório para atestar a legitimidade da pessoa que assinou — esse recurso funciona da mesma forma no ambiente digital.

Além da assinatura de documentos, ela possibilita também o usar o internet banking com mais segurança, principalmente para as empresas que precisam confiar suas senhas a seus colaboradores.

Junto a isso, podemos dizer também que a assinatura digital faz parte do certificado digital de uma empresa, utilizado para emitir notas fiscais. Então, é cada vez mais fácil para o governo fazer uma fiscalização mais efetiva nesse sentido.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Você já deve ter identificado algumas vantagens em utilizar a assinatura digital, correto? Pois bem, para que esse entendimento fique mais completo, vamos listar a maioria delas abaixo:

  • comodidade para aqueles que buscam fazer qualquer negócio on-line;
  • emissão de documentos com mais facilidade;
  • otimização de processos que envolvam a assinatura de documentos e questões financeiras;
  • redução de qualquer tipo de burocracia;
  • agilidade na coleta de assinaturas necessárias em contratos;
  • diminuição do impacto financeiro para as empresas;
  • maior segurança, quando comparada às assinaturas feitas de forma física;
  • ajuda na governança da informação;
  • contribuição com o meio ambiente, reduzindo a utilização de papel.

Como fazer uma assinatura digital?

Agora que você já sabe a importância de uma assinatura digital, vamos apresentar um passo a passo para fazer uma assinatura digital em um documento em PDF:

  1. acesse o leitor de PDF (o mais comum é o Adobe Reader);
  2. vá até o menu “Ferramentas”;
  3. selecione a opção “Assinar” e depois “Assinar documento”;
  4. siga as instruções posteriores;
  5. adicione a imagem da sua assinatura.

É possível também fazer uma assinatura digital em outro formato de documento, tal como o Microsoft Word — basta procurar por tutoriais na internet.

Saiba que, apesar de ser algo simples, é importante destacar que uma empresa especializada nesse assunto pode ajudá-lo melhor a desenvolver um documento com mais eficiência e qualidade. Afinal, eles são autoridade no assunto e sabem como proceder para que não haja falhas no processo.

Agora que você já sabe como fazer uma assinatura digital, leia o e-book que preparamos sobre Gestão Eletrônica de Documentos e entenda como sua empresa pode se beneficiar!