A documentação legal, mais do que a maior parte das transações empresariais, é composta principalmente de papel e caracteriza-se por ter um ciclo de vida útil bastante longo.

Portanto, toda essa papelada precisa ser digitalizada, protegida e disponibilizada. Por isso, o gerenciamento eficiente e a automação dos procedimentos e documentos jurídicos são fundamentais para o próprio processo e conservação dessa classe documental.

O departamento jurídico da empresa compartilha muitas características com outras áreas de negócio, no que se refere à gestão documental. Porém, algumas ações são intensificadas em razão do caráter confidencial das informações que são gerenciadas.

Neste artigo, você poderá entender como o gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) pode auxiliar a economizar tempo e utilizar sua disponibilidade em atividades que requerem mais intelecto e estudo. Acompanhe!

O que é e para que serve o ECM?

Enterprise Content Management (ECM) consiste em um conjunto de técnicas, métodos e instrumentos para coletar, armazenar, gerir, conservar e disponibilizar conteúdo empresarial durante todo o seu ciclo de vida.

Serve para capturar de maneira sistemática e fazer a organização das informações a serem utilizadas pelo departamento jurídico. Não é apenas uma tecnologia ou somente uma metodologia — é uma combinação dinâmica de estratégias.

Uma solução ECM eficaz possibilitará a redução de tempo e pesquisa, do custo de armazenamento e tantos outros problemas relacionados ao processo de criação e vida da documentação jurídica da empresa.

Por que automatizar a documentação legal usando o ECM?

Imagine um departamento jurídico que armazena documentos em locais de risco, tem dificuldades para encontrar contratos ou até mesmo perde registros importantes.

Tudo isso acontece com mais frequência do que se imagina e é muito comum que conteúdos sejam espalhados no desktop, HD do computador e e-mails, resultando em perda de tempo à procura de dados cruciais que, quando não encontrados, demandam esforço para a recriação do original.

Contudo, uma maneira de evitar esses impasses — simplificando e otimizando a capacidade de pesquisa, recuperação e processamento de informações de qualquer lugar — é por meio da automação dos processos, documentos e contratos em uma solução ECM capaz de organizar, armazenar e criar fluxos de trabalho da informação.

Com a informação ordenada e armazenada, fica fácil a localização de qualquer documento desejado e a realização de backups para evitar a perda de dados importantes.

A gestão estratégica de documentos tornou-se parte do gerenciamento de conteúdo. Sem uma solução para gerenciar as informações, as empresas passam por ineficiências operacionais bastante significativas.

Quais os benefícios do ECM?

Ao contar com soluções de ECM, você poderá constatar o aumento da produtividade do seu departamento jurídico, a aceleração e a melhoria nas tomadas de decisão, entre outros benefícios que destacamos a seguir:

Eficiência

Rapidez e simplicidade no acesso às peças processuais e informações consistentes essenciais para a tomada de decisão.

Produtividade

Redução do tempo necessário na busca e gestão de documentos, otimizando a distribuição e eliminando a duplicidade.

Escalabilidade

Manuseio, recuperação e armazenamento desde pequeno até grande volume de dados.

Segurança

Privacidade e segurança das informações por meio de certificado digital, garantindo a integridade e a validade jurídica dos documentos, assim como a indexação do conteúdo por meio de regras de acesso e uso.

Compatibilidade

Recuperação, armazenamento e indexação de documentos nos formatos Word, Excel, PowerPoint, PDF, ASCII e RTF, além de formatos de som, vídeo e imagem.

Redução de custos

Controle dos custos com volume de conteúdos cada vez maior, de maneira totalmente integrada com as práticas de governança existentes.

Flexibilidade

Inúmeros tipos de documentos aceitos, digitalização, indexação, upload e download de arquivos, workflow, redefinição de campos, perfis de usuários que podem ser definidos e alterados a qualquer momento.

Acessibilidade

Possibilidade de interface com o usuário na internet e também acesso móvel por equipes atuantes fora da empresa para entrada e compartilhamento, além de criação de chat, fóruns de discussão e blogs corporativos.

A tecnologia é uma grande aliada do departamento jurídico, todavia é sumamente importante trabalhar com fornecedores ECM que tenham uma boa base de experiência no campo legal.

E então, o departamento jurídico da sua empresa já conta com alguma solução ECM? Se não, você gostaria de implementar essa ferramenta? Conte-nos a sua experiência nos comentários!