O consumo de papel dentro de muitas empresas ainda é considerado um dos grandes “vilões” do desperdício. Apesar de muitos processos terem sido automatizados, a falta de costume em lidar com novas práticas no cotidiano de trabalho ainda dá margem para que muito papel seja consumido, gerando prejuízos desnecessários.

Não é de hoje que muitos empreendedores sofrem da síndrome de São Tomé de “precisar tocar para crer” e montanhas e mais montanhas de papel se acumulam todos os anos dentro das empresas — ocupando bem mais que espaço, mas gerando um enorme custo para o bolso do empresário.

Neste post, apresentaremos algumas dicas de como se livrar do hábito da impressão e começar a pensar sustentavelmente numa boa gestão de uso de papel para sua empresa. Confira!

Conscientize os seus funcionários

Se você realmente deseja cortar os custos de consumo de papel da sua empresa, comece cortando o mal pela raiz, ou seja, conscientize seus funcionários a adquirir novos hábitos.

Será que a impressão é sempre necessária? Ou muitos documentos são impressos apenas para leitura momentânea e depois descartados? A ideia de mudança deve começar internamente e, por isso, é preciso educar para que mudanças culturais dentro da organização possam ser iniciadas e colocadas em prática. Além disso, muitas pessoas ainda sentem-se desconfortáveis ou não sabem utilizar arquivamentos digitais, o que prejudica uma redução eficiente do uso de papel no dia a dia.

A dica aqui é conscientizar quanto a utilização de meios que demandem menos uso do papel, como arquivamento digital e reaproveitamento das folhas — utilização de frente e verso. Você também pode estabelecer um número máximo de cópias por funcionário, reduzir ou até mesmo eliminar o uso do fax. Essas soluções deverão ser continuamente controladas e avaliadas.

Implemente uma gestão eletrônica de documentos

Nos últimos anos, percebe-se que o número de armários para arquivos está diminuindo e dando espaço à circulação digital das informações.

A automatização dos processos vem tornando tudo mais simples, inclusive a forma como é realizada a formalização das operações. Hoje já é possível emitir notas fiscais eletrônicas e assinar documentos digitalmente de forma segura, sem precisar de documentos físicos. As informações podem ser armazenadas em nuvem.

Muitos documentos importantes são impressos e acabam sendo extraviados ou mesmo perdidos. Com uma gestão eletrônica de documentos, é possível:

  • Redução do número de folhas impressas;

  • Padronização na forma de armazenamento;

  • Acesso rápido ao histórico de documentos e registros mais antigos;

  • Maior controle e organização sobre todas as informações geradas pela empresa;

  • Maior produtividade, uma vez que colaboradores passam a ter maior rapidez e praticidade para encontrar documentos.

​A melhor maneira de gerenciar os documentos produzidos na automação dos processos é por meio de uma solução digital como o Organizer, ou seja, da instalação de um software que gerencie os arquivos gerados, facilitando a consulta, o armazenamento — backup — e a gestão das operações.

Além disso, muitos documentos importantes que são impressos acabam sendo extraviados ou mesmo perdidos. Com uma gestão eletrônica destes arquivos é possível assegurar que as informações sejam protegidas e mantidas em guarda através do armazenamento digital.

Reaproveite folhas

Se não houver outro jeito e certos documentos realmente tiverem que ser impressos, reaproveite folhas. Ou seja, use frente e verso delas ou mesmo papéis antigos que podem ser reutilizados no lado limpo. Isso também representa uma boa economia.

Se o gestor realmente quer saber onde está ocorrendo o maior consumo de materiais de expediente, entre eles folhas e impressões, é fundamental realizar uma análise de todo o processo. Ou seja, é preciso ficar atento às possibilidades de reduzir as despesas e os ganhos de produtividade que podem vir com tais ações.

Configure a sua impressora

Você sabia que as impressoras possuem uma opção de impressão em modo econômico? Dessa maneira gasta-se menos tinta. Lembra da dica sobre usar a frente e o verso da folha? Você também pode configurar a impressora para imprimir desse modo automaticamente. Portanto, com essas duas opções você economizará papel e cartuchos.

E aí, você está pronto para diminuir o consumo de papel e reduzir os gastos da sua empresa? Quer saber mais ou ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário!