O consumo de papel dentro de muitas empresas ainda é considerado um dos grandes “vilões” do desperdício. Apesar de muitos processos terem sido automatizados, a falta de costume em lidar com novas práticas no cotidiano de trabalho ainda dá margem para que muito desse material seja consumido, gerando prejuízos desnecessários.

Não é de hoje que vários empreendedores sofrem da síndrome de São Tomé de “precisar tocar para crer” e montanhas e mais montanhas de papel se acumulam todos os anos dentro das empresas — ocupando bem mais que espaço, mas gerando um enorme custo para o bolso do empresário.

Além disso, o alto consumo de papel é uma das principais causas de desmatamento no mundo. Por isso, é essencial para as empresas se conscientizarem e buscarem meios alternativos para evitar tal desperdício.

Pensando nisso, o presente post apresenta algumas dicas de como se livrar do hábito da impressão e começar a pensar sustentavelmente numa boa gestão de uso de papel para sua empresa. Confira agora!

Conscientize os seus funcionários

Se você realmente deseja cortar os custos de consumo de papel da sua empresa, comece cortando o mal pela raiz, ou seja, conscientize seus funcionários a adquirir novos hábitos.

Será que a impressão é sempre necessária? Ou muitos documentos são impressos apenas para leitura momentânea e depois descartados? A ideia de mudança deve começar internamente e, por isso, é preciso educar para que mudanças culturais dentro da organização possam ser iniciadas e colocadas em prática. Além disso, muitas pessoas ainda sentem-se desconfortáveis ou não sabem utilizar arquivamentos digitais, o que prejudica uma redução eficiente do uso de papel no dia a dia.

A dica aqui é conscientizar todos quanto à utilização de meios que demandem menos uso do papel, como arquivamento digital e reaproveitamento das folhas — utilização de frente e verso. Você também pode estabelecer um número máximo de cópias por funcionário, reduzir ou até mesmo eliminar o uso do fax. Essas soluções deverão ser continuamente controladas e avaliadas.

Implemente uma gestão eletrônica de documentos

Nos últimos anos, percebe-se que o número de armários para arquivos está diminuindo e dando espaço à circulação digital das informações.

Nesse contexto, a automatização dos processos vem tornando tudo mais simples, inclusive a forma como é realizada a formalização das operações. Hoje já é possível emitir notas fiscais eletrônicas e assinar documentos digitalmente de forma segura, sem precisar de documentos físicos. As informações podem ser armazenadas em nuvem.

Inclusive, a alternativa do cloud computing ou aplicativos de gerenciamento de tarefas e notas rápidas evita a impressão de documentos que serão usados apenas para a leitura rápida e em seguida descartados. Assim, sempre que for possível, utilize tablets ou notebooks — no decorrer das reuniões — para evitar a impressão de documentos ou uso de papel para anotações.

Dentre os benefícios obtidos com uma gestão eletrônica de documentos, é importante ressaltar:

  • redução do número de folhas impressas;
  • padronização na forma de armazenamento;
  • acesso rápido ao histórico de documentos e registros mais antigos;
  • maior controle e organização sobre todas as informações geradas pela empresa;
  • maior produtividade, uma vez que os colaboradores passam a ter maior rapidez e praticidade para encontrar documentos.

A melhor maneira de gerenciar os documentos produzidos na automação dos processos é por meio de uma solução digital como o Organizer, ou seja, da instalação de um software que gerencie os arquivos gerados, facilitando a consulta, o armazenamento — backup — e a gestão das operações.

Sobretudo, a gestão eletrônica desses arquivos possibilita assegurar que as informações sejam protegidas e mantidas em guarda por meio do armazenamento digital, evitando que documentos importantes se percam por extravio ou até mesmo perda. 

Ative as máquinas periodicamente

No momento em que uma impressora fica tempo demais desligada, seus cartuchos e sua lubrificação podem ressecar e ocasionar altos gastos de manutenção para a empresa. Por isso, os empresários ou os próprios empregados precisam realizar pelos menos uma impressão semanalmente para evitar o ressecamento.

Isso é muito importante, principalmente em períodos de férias, já que as máquinas ficam um grande período sem serem usadas.

Reaproveite folhas para reduzir o consumo de papel

Se não houver outro jeito e certos documentos realmente tiverem que ser impressos, reaproveite folhas. Ou seja, use frente e verso delas ou mesmo papéis antigos que podem ser reutilizados no lado limpo. Isso também representa uma boa economia. Vale ressaltar que essa opção, além de reduzir os gastos com papel, ainda torna a empresa mais sustentável.

Sempre lembrando que para que a reutilização possa ser feita, assegurando a qualidade da impressão sem afetar as impressoras, essas folhas não podem estar amassadas, rasgadas, furadas ou grampeadas.

Se o gestor realmente quer saber em que contextos estão ocorrendo o maior consumo de materiais de expediente — entre eles folhas e impressões —, é fundamental realizar uma análise de todo o processo. Ou seja, é preciso ficar atento às possibilidades de reduzir as despesas e os ganhos de produtividade que podem vir com tais ações.

Revise e monitore o número de impressões

Não deixe de revisar o número de cópias e a formatação do documento antes de imprimir. Isso evita possíveis erros que aumentam os gastos desnecessários de papel.

Ademais, você pode usar softwares para monitorar a utilização da impressora informando as datas, os usuários e os documentos que foram impressos. Dessa maneira, é possível analisar os gastos por mês de cada empregado e, se preciso, conversar com cada um para conscientizá-los sobre o alto consumo.

Use suprimentos de qualidade

Busque dar preferência aos toners e aos cartuchos originais de fábrica e que nunca foram utilizados por outros empreendimentos.

Mesmo que as tecnologias para remanufaturar esses utensílios tenham avançado bastante nos últimos anos, somente aqueles que nunca foram usados poderão garantir o melhor desempenho quando for realizar a impressão. Não menos importante, cuide do seu equipamento para não comprometer o tempo de vida útil.

Configure a sua impressora

Você sabia que as impressoras possuem uma opção de impressão em modo econômico? Dessa maneira gasta-se menos tinta. Lembra da dica sobre usar a frente e o verso da folha? Você também pode configurar a impressora para imprimir desse modo automaticamente. Aliando essas duas opções, portanto, você economizará tanto em papel, quanto em cartuchos.

Receba e envie correspondências de forma online

Usar os recursos de home banking também auxilia na redução do gasto de papel e também de combustível. Assim, bloqueie o envio das correspondências bancárias pelos correios e opte por consultar os dados de sua conta ou pagar boletos via internet.

Já quando for dar felicitações de Natal, aniversários e outras datas importantes, adote a opção do e-mail ou um cartão eletrônico em vez dos costumeiros cartões de papel. Além de cumprir com o objetivo, a mensagem digital gera maior economia.

Recicle

Não é possível mais reaproveitar o papel usado? Separe-o para reciclagem. Mesmo que esse processo também consuma energia, o papel reciclado evita que árvores sejam derrubadas, além de consumir menos água ao ser produzido.

A primeira medida a se tomar é não misturar o papel com outros materiais, a fim de facilitar a separação e evitar que qualquer outro o inutilize. Outra recomendação é não amassá-lo.

Papel rasgado diminui o volume do material a ser transportado, facilita a separação, a moagem e a compactação do que será reciclado. Dessa forma, rasgue-o ou pique-o para melhorar o processo de reciclagem.

Não tenha dúvidas: com essas atitudes simples, sua empresa conseguirá diminuir o consumo exagerado de papel e vai colaborar para um ambiente organizado e sustentável, como também conquistar o reconhecimento de uma instituição que se preocupa com o meio ambiente, tornando-se exemplo para clientes e fornecedores.

Lembre-se, nos dias de hoje, uma empresa que não se importa com tudo isso durante sua tomada de decisões tende a perder clientes e reduzir as vendas.

E aí, você está pronto para diminuir o consumo de papel e reduzir os gastos da sua empresa? Quer saber mais ou ficou com alguma dúvida? Deixe o seu comentário aqui no post!