Nas empresas, de modo geral, existe um número muito grande de documentos gerados ou recebidos. Por força da legislação que os regula ou por interesse estratégico da companhia, diversos desses documentos não devem ser descartados. Com o passar do tempo, surge o problema de inexistência de espaço suficiente para seu arquivamento, pressupondo a necessidade da guarda gerenciada de documentos.

Essa solução compreende muitas empresas contratarem um espaço organizado, limpo e seguro para arquivar grandes quantidades de documentos dos quais não deve se desfazer. 

Nesse cenário, tais papéis podem receber uma atenção maior do que o simples armazenamento. Trata-se de uma solução que envolve o gerenciamento dos arquivos e dos próprios documentos neles contidos. Continue a leitura deste post e saiba mais.

O que é a guarda gerenciada de documentos?

A guarda gerenciada de documentos é um serviço especializado de armazenagem organizada e administração de documentos de terceiros. A guarda gerenciada é um serviço ativo, pois ocorre gestão dos documentos guardados envolvendo, essencialmente:

  • armazenagem em local seguro e adequado para arquivos de documentos;
  • controle de acesso, com vistas a atender a qualquer demanda de consulta do cliente (a empresa proprietária dos documentos);
  • movimentação e empréstimo por solicitação do cliente, em remessa física ou digitalizada;
  • recebimento de volta e arquivamento correto de documento encaminhado ao cliente.

A opção pela guarda gerenciada de documentos deve considerar a presteza do serviço para encontrar e encaminhar documentos cujo resgate seja necessário a qualquer momento. Mas também deve buscar a solução mais adequada às circunstâncias e necessidades da empresa, incluindo-se mesmo uma consultoria especializada na gestão de documentos.

Por que investir nesse processo de guarda?

A principal razão tem sido a inexistência de espaço suficiente na empresa ou a decisão de destinação mais nobre para o espaço disponível. A necessidade de manutenção em arquivo de alguns documentos pode chegar a 30 anos na previsão da legislação vigente. Até pela conservação adequada dos documentos durante tanto tempo deve ser considerada a opção por um serviço especializado.

Desse modo, não havendo espaço suficiente ou existindo a necessidade de uma gestão de documentos mais adequada, a solução mais recomendável é a contratação do serviço de guarda gerenciada.

Quais as principais vantagens?

A guarda gerenciada de documentos constitui-se não apenas em uma solução para um problema cada vez mais presente nas empresas, mas também incorpora inúmeras vantagens. As principais podem ser assim elencadas:

  • liberação de espaço físico para outras finalidades;
  • gerenciamento utilizando plataforma própria;
  • controle de pessoal com acesso aos documentos;
  • digitalização de documentos;
  • consultoria em digitalização, indexação, armazenamento e descarte de documentos;
  • sigilo profissional;
  • sistema de identificação para a gestão dos documentos quando são recebidos para guarda;
  • segurança e conservação necessária dos documentos em ambiente adequado;
  • agilidade de resgate nos processos de fiscalização e auditoria;
  • destruição segura de documentos.

Dessa forma, um gerenciamento profissionalizado da guarda de documentos pode transformar o que antes era um problema de espaço para a empresa em uma solução organizacional. E organização é fator determinante em qualquer empreendimento.

Agora que você já conhece a guarda gerenciada de documentos, fique por dentro também da gestão de contratos e saiba como fazê-la.