A gestão de contratos é um desafio comum para os gestores de departamento de pequenas e grandes empresas. A maior dificuldade encontrada pelos profissionais é manter a eficiência no controle de prazos, condições e custos dessas transações.

Neste artigo, vamos abordar as principais características de uma gestão de contratos ineficiente, além de sugestões que podem vir a facilitar a organização e controle desses documentos. Confira:

Falta de controle de prazos

Quando o volume de contratos e documentos de um negócio se torna um problema, o controle dos prazos vira um desafio. Muitos empreendedores costumam gerir os prazos de seus contratos por meio de planilhas, mas esse tipo de sistema não funciona quando o volume de contratos é muito grande ou o profissional envolvido exerce diversas funções.

O controle dos prazos é um fator muito importante, já que pode acarretar despesas extras não previstas, como o pagamento de multas. Um bom gestor deve ter um controle preciso dos prazos e providenciar os aditamentos, reajustes e rescisões sempre com antecedência.

Mau gerenciamento de aditamentos

Muitos contratos preveem a prorrogação das obrigações mediante um aditamento que deve levar em consideração os prazos estipulados no próprio instrumento contratual. Por isso, o mau gerenciamento de aditamentos, que está diretamente ligado ao controle de prazos, é outra característica comum de uma gestão de contratos ineficiente.

Um dica que ajuda na hora de manter uma organização com relação aos prazos é adotar um controle sistemático por meio de sistemas de gerenciamento e softwares especializados neste tipo de controle.

Ausência de uma visão financeira

O controle financeiro de um negócio está intimamente relacionado à gestão dos contratos. Por isso, o profissional (ou equipe) responsável pelos contratos deve ter uma visão ampla a respeito das questões financeiras da empresa.

Um problema gerado pela gestão de um contrato pode causar prejuízos financeiros significativos. Neste caso, é bom ficar de olho nas planilhas de controle financeiro e estar sempre por dentro do que os contratos preveem em termos de pagamentos, reajustes e multas.

Indisponibilidade dos contratos

É muito comum que os departamentos da empresa solicitem o contrato para análise de alguma cláusula contratual que possa influenciar na tomada de decisões. Por isso, o gestor responsável pelos documentos deve oferecer condições de disponibilizar esta documentação sempre que necessário e com o máximo de agilidade possível, já que dela pode depender o fechamento de um novo negócio ou a resolução de algum problema urgente.

Manter um sistema informatizado disponível para acesso de todos os departamentos é uma excelente solução para este problema e costuma facilitar o trabalho de todos os setores envolvidos.

Falta de conhecimento sobre gestão de contratos

A gestão do contrato requer um conhecimento individualizado acerca do objeto e obrigações contratuais. Uma gestão ruim costuma não atender a esse requisito, com profissionais que desconhecem os detalhes de cada contrato e assim não tem condições de prever situações que podem influenciar no negócio como um todo.

O segredo de uma gestão eficiente está em conhecer minuciosamente cada contrato e ter condições de prestar toda assistência necessária sempre que uma parte envolvida ou um departamento tiver dúvidas.

Manter uma gestão de documentos eficiente é uma característica muito comum em empreendedores de sucesso. Por isso é importante avaliar como anda a situação da sua empresa e de que maneira você pode otimizar e qualificar os processos de gestão. Deixe um comentário e compartilhe conosco a sua experiência em gestão de contratos!