Não dá para negar que a organização é um fator determinante para o sucesso de um negócio, afinal, ter controle sobre os procedimentos e documentos é essencial para que as atividades ocorram com fluidez e efetividade no dia a dia empresarial.

Por outro lado, a gestão ineficiente dos documentos e a falta de organização corporativa são problemas que inviabilizam o acompanhamento integral dos processos internos da empresa, dificultam a administração de projetos, comprometem o gerenciamento de tarefas e podem causar resultados desastrosos para o negócio.

A boa notícia é que é sempre possível reverter essa situação. Basta adotar estratégias sólidas para otimizar a gestão de documentos da organização e, assim, obter os melhores resultado possíveis. Quer saber como gerir os documentos da empresa e, consequentemente, melhorar os processos administrativos da corporação? Continue lendo o nosso artigo!

Por que fazer a gestão de documentos?

Com a ascensão da internet e os constantes avanços tecnológicos, os profissionais começaram a perceber o valor das informações e passaram a se dar conta de que precisam organizá-las bem para continuar usando-as como bens preciosos a favor dos negócios. Nesse contexto, começaram a buscar soluções mais inteligentes e funcionais para gerir dados e organizar os documentos, indo além dos tradicionais arquivos de papel.

A gestão de documentos é, hoje, muito mais do que uma forma de organizar a documentação empresarial. É uma maneira efetiva de economizar tempo e recursos, aumentando assim a produtividade e faturamento da empresa.

Quais são as vantagens da gestão de documentos nas empresas?

Não faltam bons motivos para fazer a gestão de documentos nas corporações. Só para se ter uma ideia, além dos ganhos em qualidade do trabalho e produtividade na rotina empresarial, manter os documentos organizados é crucial para não perder os prazos nos projetos e não pagar multas por atrasos na apresentação de documentos fiscais.

Veja a seguir quais são as principais vantagens da gestão documental:

  • Agilidade e comodidade na consulta aos documentos;
  • organização física ou eletrônica adequada;
  • método de arquivamento padronizado;
  • segurança e preservação dos documentos;
  • facilidade na localização dos arquivos;
  • aumento da produtividade;
  • ambiente limpo e organizado.

Como deve ser a gestão de documentos na atualidade?

Em uma empresa, os documentos chegam por todos os lados: todo colaborador necessariamente precisa utilizar documentos de outros funcionários, ao mesmo tempo em que cria seus próprios papéis, que também podem vir a ser úteis para os demais.

Saímos da era do gaveteiro e dos arquivos de papel. A modernidade exige sustentabilidade, economia, praticidade e eficiência. Companhias que não buscam implementar essas características em suas rotinas administrativas perdem em produtividade e competitividade no mercado. Por isso, algumas práticas são essenciais para a boa gestão de documentos.

Como otimizar a gestão de documentos?

1. Separe seus documentos de acordo com o uso

O primeiro passo na otimização da gestão de documentos é classificá-los e separá-los de acordo com seu uso. É indicada a criação de ao menos três categorias:

  • Aqueles que devem ser guardados em sua forma física, como contratos e documentos similares que estejam assinados;
  • aqueles que podem ser guardados em meios eletrônicos, como fichas cadastrais;
  • cópias de documentos que não precisam ser guardadas, uma vez digitalizadas ou utilizadas.

Caso entenda ser necessária a criação de mais etiquetas para os documentos, não hesite em fazê-lo. Tal categorização permite que eles sejam mais facilmente identificados, salvando tempo para o funcionário que deles precisar.

2. Organize a guarda física dos documentos

Se não há como se livrar de absolutamente todos os papéis da empresa, você deve ao menos organizá-los adequadamente para tê-los à mão assim que for necessário. Centralize os documentos em apenas um local e não os deixe espalhados em diversas mesas em que possam ficar mal-acondicionados.

A depender do porte da empresa, um simples armário com chaves é suficiente para armazenar a documentação, desde que o móvel permita o acondicionamento adequado dos papéis. Em outros casos, é necessário investir em muitos gaveteiros, pastas e cômodos específicos para guardar toda a documentação.

De todo modo, o ideal é que os documentos sejam armazenados em um local específico, para evitar que os profissionais percam tempo procurando papéis em vários lugares.

3. Crie um método de identificação dos documentos

Crie um método para sumarizar as pastas em que vai arquivar os documentos: por assunto, nome ou data. Se ainda assim eles somarem uma quantidade grande, é melhor que o acesso a eles seja dado a apenas uma pessoa, que será responsável por eventuais consultas ou novos armazenamentos.

Jamais guarde um documento sem identificá-lo previamente. A falta de identificação aumenta o tempo de consulta aos documentos e pode gerar perdas para o negócio, já que atrasa a tomada de decisões e, em casos mais graves, pode provocar a cobrança de multas fiscais.

4. Recorra a uma plataforma de gestão de documentos

Para facilitar o processo de organização dos documentos da empresa, use a tecnologia a seu favor. Digitalize tudo, inclusive aquilo que ainda precisará ficar arquivado fisicamente. Você ganhará, além de uma cópia extra, maior velocidade e comodidade ao realizar buscas.

Outra opção é utilizar uma plataforma web de gerenciamento de documentos e processos eletrônicos. Essa ferramenta gera economia por meio da padronização e otimização dos processos de trabalho, pois possibilita organizar a documentação de várias unidades de negócios e de diversos setores. Numa mesma plataforma, dá para arquivar, editar e consultar os documentos, garantindo total controle e privacidade.

O ideal é utilizar um software com dashboards que facilitem sua visualização de forma segura e rápida. Desta forma, você terá um backup dos papéis da empresa sempre à mão e não corre o risco de perder informações importantes.

5. Elimine o papel sempre que possível

Manter os arquivos em papel significa prejuízo para a companhia e para o meio ambiente. Ao realizar a gestão virtualmente, você poupará valores e desocupará espaços que podem ser utilizados para outras atividades.

No caso de documentos fiscais, entretanto, não se esqueça da regra da temporalidade: eles devem ser guardados por certo tempo (de acordo com o que dita a lei) e só depois podem ser descartados.

E agora, aprendeu como melhorar a gestão de documentos na sua empresa? Aproveite para conferir nosso material gratuito e exclusivo sobre gestão eletrônica de documentos. Até a próxima!