A necessidade de produzir, guardar, entender e gerenciar grandes quantidades de papéis em empresas gera também grandes gastos de tempo e dinheiro. Quando planilhas, contratos, ordens de serviço, fichas de funcionários e comprovantes de pagamentos ficam desorganizados, as equipes perdem em performance e, consequentemente, não conseguem alcançar os melhores resultados para uma organização. Felizmente, existem softwares de gestão eletrônica de documentos projetados para ajudar a resolver esses problemas! Descubra como escolher o melhor para sua empresa.

Determine os seus objetivos institucionais

Mesmo dentro da área de gestão de processos, existem tipos de software com diferentes focos e funcionalidades. Conheça diferentes modelos e suas características na hora de definir qual deles é mais adequado para a sua empresa. Para escolher a melhor opção, é preciso identificar quais são as necessidades da empresa em relação à gestão de documentos e entender onde se pode chegar se esse trabalho for realizado de maneira mais eficiente e organizada.

Valorize a facilidade de implementação

Não adiantar pagar caríssimo por um software muito complexo se ele pode gerar dificuldade na hora da implementação na empresa. Na hora de escolher, leve em consideração o conhecimento dos colaboradores que se tornarão usuários, a disponibilidade para treiná-los, a usabilidade da interface e a capacidade de integração com sistemas já utilizados.

Não se esqueça da segurança na gestão eletrônica de documentos

Esse tipo de software lida com documentos que são muito importantes para uma empresa. Por isso, é imprescindível buscar uma alternativa que garanta a segurança. Seja para resguardar informações internas privilegiadas que não podem ser acessadas por concorrentes ou para proteger dados de clientes, vá em busca de um sistema que ofereça o melhor tipo de armazenagem para seu negócio (seja local ou em nuvem), incluindo backups e apresentando hierarquias quando se trata das permissões dos usuários.

Pesquise funcionalidades extras

Depois de descobrir a melhor alternativa para atender às necessidades básicas da sua organização, veja quais funcionalidades extras podem agregar valor à sua empresa e facilitar ainda mais o fluxo de trabalho. Um exemplo: se o trabalho é flexível ou se normalmente há equipes que fazem trabalho de campo, é bom ter um software que ofereça possibilidade de acesso remoto e versão para dispositivos móveis.

Lembre-se de que investimento não é gasto

É claro que é preciso reservar uma parte do orçamento para adquirir um programa para ajudar na gestão de documentos. Mas, em vez de considerar isso um gasto, é preciso interpretar a compra como um investimento, pois sua utilização na empresa vai aumentar a eficiência e a eficácia da equipe, trazendo retorno monetário para a organização.

Para que isso não gere dívidas, busque a melhor alternativa de pagamento e planeje bem essa compra dentro do orçamento. Empresas como a ZAP Trade, desenvolvedora do Organizer, apresentam sua solução após uma reunião para compreender os problemas dos clientes. Isso garante que o produto adquirido realmente vai ser útil na melhoria da gestão de processos da empresa.

Já está preparado para adotar um software de gestão eletrônica de documentos ou ainda tem dúvidas? Comente aqui no blog!