A velocidade das ações na era digital exigem grande dinamismo nas relações de trabalho, seja entre empresas e clientes ou entre colaboradores de uma mesma organização. Nesse contexto, entender o que é workflow se mostra indispensável.

Para que os processos de trabalho de uma organização funcionem de maneira satisfatória no cenário atual, atendendo às exigências do mercado, é preciso planejar e investir em sistemas que garantam que o fluxo das tarefas seja otimizado todos os dias, sob risco da perda do controle das ações desenvolvidas pela empresa.

Nesse artigo, vamos explicar, para você, que trabalha em um empreendimento altamente dinâmico, como planejar o workflow na sua empresa e qual o impacto que isso trará para o seu negócio. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Afinal, o que é workflow?

Traduzido do inglês como “fluxo de trabalho”, workflow pode ser definido como um sistema de organização de ações que dependem da contribuição de várias pessoas, ou setores, para serem realizadas em sua totalidade e com eficiência, através de uma padronização e de regras definidas previamente para determinados procedimentos.

No mundo dos negócios, isso compreende produção e troca de ordens de serviços, documentos e informações necessárias ao desenvolvimento das ações diárias de uma empresa de forma automatizada e com suporte da tecnologia da informação.

Essa tecnologia vem se tornando a grande aliada dos empreendedores que pretendem agilizar ações dentro de seus negócios e ganhar, a cada dia, mais produtividade.

Como esses sistemas funcionam?

Dependendo do tipo de atividades que uma organização desempenha, um sistema de gerenciamento do workflow é desenvolvido para automatizar os processos que dependem de desenvolvimento controlado e colaborativo. Nesse sistema, regras como tempo de execução, profissionais e setores responsáveis em cada etapa, e documentos que devem ser geridos, são definidos e seguem um fluxo automático, o que garante a execução de cada etapa, sem perdas e com total acesso ao status do processo.

Um bom exemplo seria a rotina de uma empresa de suporte em TI: um cliente entra em contato e requisita uma visita para análise de um problema técnico em sua rede corporativa; o atendimento registra os dados do cliente e cria uma ordem de serviço, que é repassada ao colaborador da empresa de suporte que tiver espaço em sua agenda, o mais breve possível; esse profissional é então notificado e faz a visita à empresa; qualquer solicitação desse técnico, em campo, pode ser enviada ao atendimento por meio daquele registro individual da ordem de serviço, sem perda de tempo com detalhamentos sobre o cliente; ao fim do processo, o resultado do serviço volta para o atendimento, que pode executar a cobrança e realizar qualquer ação de pós-venda.

Quais as vantagens desse sistema?

Ter um gerenciamento automatizado do worflow permite a qualquer empresa ter controle sobre vários processos, simultaneamente, através de uma plataforma online, por exemplo, dando aos colaboradores acesso às informações que são importantes e aos clientes a possibilidade de acompanhar o andamento de uma ordem de serviço.

Ao reunir informações em ambiente controlado, planejando todas as ações do dia a dia da empresa, é possível melhorar a comunicação e a delegação de tarefas entre setores, dando a cada profissional autonomia para desenvolver seu trabalho, o que, certamente, vai diminuir o tempo gasto em telefonemas para esclarecimentos e reuniões, por exemplo, aumentando a produtividade.

Como implementar o workflow na minha empresa?

Para a implementação da automação de processos em uma organização, é preciso fazer, em primeiro lugar, uma análise profunda dos processos desenvolvidos pela empresa. Cada ação que seja passível de automação deverá ser analisada para que se possa definir o melhor sistema para o gerenciamento do empreendimento.

Para otimizar o processo de implementação, é possível contratar uma empresa que ofereça todo um programa de análise de processos organizacionais e, claro, disponibilize as ferramentas necessárias à automação, como é o caso da plataforma Organizer, da ZAP Trade.

Se você se interessou pela tecnologia e quer saber, ainda mais, sobre o que é workflow e como implementá-lo em sua empresa, conte com as informações do nosso e-book Guia definitivo para otimizar o processo de trabalho com workflow.