A utilização de documentos sempre foi uma parte vital do mundo empresarial. É por meio desses papéis assinados que negócios podem ser fechados legalmente. E as formas de gestão de documentos têm evoluído muito nos últimos anos, evitando perdas em meio a pilhas de papel que se acumulavam ao longo do tempo.

Apesar desse desenvolvimento, muitas pessoas ainda têm suas dificuldades em organizar a enorme quantidade de arquivos de negócios que possui. Para ajudar nessa tarefa, selecionamos aqui 6 dicas simples que vão auxiliar a gerir seus documentos com mais eficiência. Confira:

1. Organize seus arquivos em categorias

O passo mais simples na gestão de documentos é separar tudo em categorias funcionais. Por exemplo, um arquivo para clientes pessoas físicas, um para pessoas jurídicas, outro para funcionários, fornecedores e assim por diante. E esses mesmos arquivos podem ser ordenados por data, do mais recente para o mais antigo.

Essa categorização facilita muito a organização e reduz o tempo de busca por um determinado arquivo. Mesmo que os dados do cliente não sejam especificados, é possível, pelo menos, estimar a localização dos documentos, ou reunir um grupo a ser analisado.

2. Padronize os nomes de todos os arquivos

Algo que pode dificultar muito a procura de um documento é sua nomeação. Frequentemente, alguém vai até os arquivos para encontrar uma procuração, mas não consegue localizá-la pois o nome que ela busca e a pasta que ela precisa encontrar não coincidem.

Para facilitar a gestão de documentos, o melhor é criar um padrão de nomes, de preferência baseado nas categorias acima. Por exemplo, documentos de clientes pessoas físicas podem ser nomeados como “PF (abreviação de Pessoa Física) — nome na assinatura — data”, entre outras nomenclaturas relevantes.

3. Faça a digitalização de todos os documentos possíveis

Outra coisa muito importante sobre a evolução da gestão de documentos é a digitalização em larga escala. Existem muitos arquivos que possuem validade em sua versão digital, como o novo modelo de nota fiscal eletrônica. Eles podem ser digitalizados, economizando espaço e papel.

4. Descarte documentos que não são mais úteis

Muitos arquivos, depois de algum tempo, perdem sua validade. Contas pagas de 20 anos atrás não são requisitadas para os negócios atuais, apenas ocupam mais espaço físico ou nos arquivos digitais da empresa.

Como parte da sua rotina de gestão de documentos, promova uma “faxina” dentro dos arquivos. Separe aqueles que já perderam a validade e descarte tanto quanto possível. Se algum dos encontrados ainda for útil, coloque em uma pasta separada e marque para que não seja descartado.

5. Estabeleça um administrador para os arquivos

Tanto para arquivo virtual quanto físico, o ideal é que haja apenas uma pessoa tomando conta: um arquivista dedicado, que possa organizar e acessar os documentos a pedido dos demais colaboradores. Essa pessoa será responsável pela segurança das informações e por melhorar a gestão dos arquivos.

6. Use um software para facilitar a administração

Uma maneira simples de facilitar a gestão de arquivos de qualquer empresa é utilizar um programa específico para essa tarefa. Assim, é possível não só organizar todos os documentos, como também registrar cada alteração que foi feita ao longo do tempo.

Com essas dicas, certamente você poderá melhorar a rotina de gestão de documentos. Para entender melhor como esse procedimento funciona, baixe nosso e-book sobre gestão eletrônica de documentos. Boa leitura!