Fazer uma boa gestão financeira de um negócio não é uma tarefa simples. Existem diversos fatores a serem considerados para não deixar gastos e custos no seu orçamento. Entre eles, você também deve considerar o processo de reembolso de despesas dos funcionários.

Um bom sistema de reembolso de despesas na empresa ajuda não só o bom funcionamento do controle de custos da companhia, mas também a motivação dos funcionários, que não precisam se preocupar em receber os valores toda vez que tiverem um custo resultado de uma atividade executada pela empresa.

Além disso, a falta de atenção a essa atividade resulta em processos lentos e desorganizados, aumentando os custos para a empresa.​

Pensando nisso, colocamos abaixo algumas dicas para você otimizar o processo de reembolso de despesas na sua companhia! Confira:

Atente ao que está previsto na lei

Não faz sentido um funcionário ter que arcar com custos relacionados ao seu trabalho, certo? E isso está previsto em lei. Consulte o que a lei estipula sobre políticas de reembolso empresarial e crie a sua seguindo as normas exigidas. Isso é importante para evitar problemas trabalhistas e também para estabelecer um padrão dentro das atividades. 

Uma dica é pedir auxílio da equipe jurídica da empresa para não deixar nenhuma exigência de lado e cobrir todos os pontos necessários.

Considere as demandas dos próprios funcionários

Além do que é estipulado em lei, a empresa deve criar sua política conforme as necessidades do ambiente de trabalho. Uma atividade que ajuda a definir situações de reembolso é buscar informações entre aqueles que realmente usarão o serviço, ou seja, seus funcionários.

Uma pesquisa entre os colaboradores o ajuda a definir o que é necessário e também a fazer uma previsão de gastos, basta questionar o quanto eles gastam, em média, com cada atividade, como compra de passagens para viagens corporativas, hotéis, alimentação, almoços com clientes, etc.

Tenha uma política clara e bem estruturada

Um fator crucial para otimizar as ações de reembolso da empresa é ter uma política clara e bem estruturada. Defina as regras que se aplicam em cada situação, os valores máximos e os documentos necessários para comprovar os gastos realizados.

Isso evita desentendimentos entre a empresa e funcionários, bem como atitudes de má fé, como aqueles colaboradores que, quando viajam pela empresa, por exemplo, gastam fortunas desnecessárias em hotéis e tiram vantagem da situação. Com regras claras, isso não é permitido.

Tenha um processo de documentação eficiente

Outro ponto importante para que a sua política de reembolso de despesas funcione é a documentação de todos os procedimentos, tanto pela empresa quando pelo funcionário.

Os colaboradores precisam apresentar os relatórios de gastos, bem como notas fiscais dos valores. Além disso, em alguns casos, é necessário incluir uma justificativa para o gasto, caso, por exemplo, ele tenha precisado comprar um adaptador para seu computador corporativo porque a tomada disponível no local, durante uma viagem a trabalho, era diferente.

Para a empresa, é importante documentar o pagamento de cada reembolso realizado. Isso evita que algum ex-funcionário queira abrir um processo contra a empresa por “despesas não reembolsadas”. Para isso, você pode usar a tecnologia e digitalizar os documentos.

Use a tecnologia a seu favor

Existem softwares de gestão e organização de processos que permitem que a empresa automatize essas atividades e torne todo o processo mais simples para os funcionários e também para a equipe responsável. Eles também reduzem os custos de operação da equipe e permitem que seus membros foquem seus esforços em atividades mais importantes.

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