Instituições de ensino lidam com um complexo fluxo de informações e uma diversidade de documentos — como pedidos de vendas, requisição de materiais, contratos com fornecedores, dados dos clientes e colaboradores, etc.

A automação pode ser uma solução estratégica para gerir documentos, agilizar processos e garantir mais produtividade! A Gestão de Conteúdo Empresarial — ECM, em inglês — é uma ferramenta tecnológica criada para administrar as informações de uma empresa.

Fornecer tecnologia para instituição de ensino garante muitas vantagens. Apresentaremos, agora, os benefícios da utilização da ECM para sua organização. Confira!

Organização eficiente das informações

Para uma instituição que lida com um grande volume de documentos, é essencial otimizar o gerenciamento de informações.

A tecnologia ECM permite diminuir a quantidade de documentos impressos, armazenando-os de forma eletrônica. Com o arquivo organizado de modo padronizado, há maior controle e acesso facilitado aos documentos. É uma vantagem, ainda, a economia de papel, de outros recursos e de espaço físico.

A padronização eletrônica minimiza a possibilidade de falhas. Se torna mais difícil organizar os processos quando as informações estão espalhadas em arquivos impressos, computadores diversos ou em e-mails e planilhas — sobre os quais se tem pouco controle do histórico de edições.

O fluxo de informações entre os setores também fica mais seguro e rápido com o uso da tecnologia. Quando o banco de dados é compartilhado por setores diferentes sem organização eletrônica, o fluxo fica moroso e há maior risco de erros de comunicação durante o processo.

Economia de tempo

Em uma instituição de ensino, o tempo é um fator crucial! Com uma organização mais efetiva dos processos, é possível economizá-lo e garantir o cumprimento dos prazos.

A utilização do ECM agiliza os processos da instituição ao facilitar o fluxo de informações. Com a economia de tempo, a produtividade da equipe se torna maior!

A tecnologia para instituição de ensino é diferencial, principalmente, ao se trabalhar com registros mais antigos. No programa, eles estarão seguros, protegidos de extravio e disponíveis facilmente na busca. O software permite um acompanhamento dos documentos desde a criação até o descarte.

As solicitações de alunos ou de agências fiscalizadoras podem ser respondidas de modo mais rápido e efetivo quando os documentos estão organizados no software e não em enormes gaveteiros e pastas com papéis impressos.

Melhor gerência dos recursos humanos

Se os processos mais simples e burocráticos são realizados de forma automática, há mais tempo para atividades de gerenciamento complexo. Em vez de grande parte da rotina ser dedicada à organização dos arquivos e à busca por documentos, por exemplo, a equipe pode discutir novas estratégias de gestão dos processos da empresa.

Além disso, o programa apresenta soluções em gerenciamento do setor de RH, armazenando os dados de recrutamento e seleção, das contratações e do histórico dos funcionários.

A automação permite que o gestor organize o grande volume de informações e possa gerenciar melhor os recursos da instituição — uma vantagem, principalmente, para empresas com maior rotatividade de funcionários.

Em empresas nas quais o turnover é um problema, a utilização do software descentraliza os processos, tornando mais fácil o treinamento de novos funcionários e retendo o conhecimento na organização.

Segurança e facilidade na utilização

Uma das grandes vantagens do Organizer, um software ECM da empresa ZAPtrade, é a segurança e a simplicidade oferecidas por sua interface. As soluções apresentadas pelo programa facilitam a adaptação até mesmo dos gestores e colaboradores que ainda têm resistência ao uso da tecnologia.

A gestão da informação é feita com muita segurança no Organizer: são criados perfis de acesso para os usuários e todas as operações realizadas no aplicativo ficam registradas. Além disso, a aplicação é integrada — oferece, em uma única interface, todos os processos, tornando o acesso bem simples.

Essa plataforma é intuitiva e de aprendizado rápido. Ela é completamente moldada segundo as necessidades da empresa, oferecendo respostas personalizadas para o que você precisa!

Quer saber mais sobre como utilizar essa tecnologia para instituição de ensino? Entre em contato com a ZAPtrade e conheça nossas soluções tecnológicas!