O controle de escala de trabalho é parte fundamental da gestão de uma empresa, independentemente de seu porte. É o que garante o melhor aproveitamento dos recursos humanos disponíveis, o que vai impactar custos e produtividade, além de assegurar o cumprimento das leis trabalhistas.

O sucesso no controle de escala implica em maiores índices de satisfação da equipe, reduzindo o turnover e os custos com novas contratações e treinamentos. O fracasso nesse controle pode resultar em prejuízos financeiros e danos à reputação de uma empresa.

Recentemente, a companhia aérea irlandesa Ryanair se viu obrigada a cancelar centenas de voos e arcar com os custos de compensações financeiras a milhares de passageiros. O motivo alegado para os cancelamentos: por uma lamentável falha no controle de escala de trabalho e férias dos pilotos, simplesmente não havia quem pilotasse os aviões!

E então, como fazer um controle efetivo de escala em sua empresa para evitar problemas e garantir a produtividade?

Determine a equipe necessária a cada setor ou processo

O primeiro passo é conhecer as reais necessidades da empresa, para determinar quantos funcionários e quantos turnos de trabalho atenderão à demanda.

Por exemplo:

Quantos caixas são necessários no atendimento em um supermercado nos horários de maior movimento?

Quantos médicos, enfermeiras e auxiliares deverão estar trabalhando no turno diurno de um hospital pediátrico?

De quantos trabalhadores temporários uma loja de brinquedos precisará na época de Natal?

Quantos empregados terceirizados um hotel de praia deverá contratar no verão para manter a limpeza?  

A análise de dados referentes a períodos anteriores ajudará a identificar suas demandas e a definir como atendê-las. É preciso, também, preparar-se para eventos futuros, além de definir as qualificações específicas necessárias para cada setor.

Coloque as pessoas certas nos lugares certos

Esse passo é fundamental para garantir a satisfação da equipe e, consequentemente, aumentar a produtividade. Há fatores importantes a considerar, ao determinar a escala de trabalho:

  • Dar liberdade de escolha à equipe. É uma atitude simples e contribui para a satisfação e retenção de funcionários.

  • Alocar tarefas e turnos com base nas qualificações de cada um. Algumas atribuições implicam, também, em exigências legais que não podem ser desconsideradas.

  • Analisar a disponibilidade. É preciso saber, de antemão, quantos colaboradores estarão de férias ou afastados por algum motivo.

  • Levar em conta as preferências pessoais do empregado. Isso diminui os pedidos de alterações na escala, as ausências e o turnover.

  • Observar a performance anterior do empregado para saber quem atua melhor em determinado setor ou turno.

  • Comunicar e publicar a escala para todos os envolvidos. O ideal é que a escala seja disponibilizada online, para que todos os interessados tenham fácil acesso a ela.

Tire proveito da tecnologia para um eficiente controle de escala

Ferramentas tecnológicas são importantes facilitadores na complexa tarefa de controlar a escala de trabalho em uma empresa. Elas agilizam o processo, eliminam papéis e dão suporte no cumprimento de normas e leis trabalhistas, além de outras vantagens. Outro ponto positivo é que tais ferramentas podem ser usadas On Premise (instaladas nos computadores da empresa) ou On Cloud (disponíveis em data center da fornecedora do serviço).

Um software de gestão como o Organizer permite filtrar perfis de colaboradores de acordo com suas características e qualificações, obedecendo critérios específicos pré-estabelecidos. É modular e pode ser integrado a outros sistemas de gestão, além de oferecer total segurança para os dados da empresa.

O controle de escala de trabalho em uma empresa não é tarefa simples, mas as soluções tecnológicas disponíveis permitem segurança e excelentes resultados.

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